Concevoir une stratégie efficace de dématérialisation et de gestion des documents : Quelques conseils importants

Les entreprises considèrent largement l’archivage sur papier comme la solution de gestion documentaire de choix malgré un certain nombre d’inconvénients indéniables. L’archivage papier nécessite une manipulation précise et peut peser lourdement sur la charge de travail des employés. La gestion manuelle des documents papier est également longue et source d’erreurs, ce qui explique pourquoi un nombre croissant d’entreprises se tournent vers la dématérialisation des documents. L’archivage numérique et l’automatisation des processus métier permettent de mieux maîtriser les opérations de gestion documentaire. Voici quelques-uns des multiples avantages dont bénéficient les entreprises grâce à la gestion électronique des documents.

Des économies substantielles grâce à la dématérialisation des documents

L’automatisation des processus financiers robotisés génère des économies substantielles pour les entreprises. La gestion des documents dématérialisés permet également aux entreprises de réduire le temps consacré à des processus tels que la recherche de documents et l’archivage physique. En garantissant un accès plus rapide aux fichiers, les employés peuvent consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui génère des gains de productivité et de visibilité.

Une gestion documentaire adaptée aux besoins actuels de l’entreprise

La gestion des documents numériques permet de personnaliser la manière dont les entreprises archivent les documents. Que l’archivage soit effectué selon des critères de service ou d’entreprise plus larges, la dématérialisation facilite grandement la gestion des documents grâce à la possibilité d’attribuer des accès à des groupes cibles d’utilisateurs. Quel que soit le niveau d’accès attribué aux différents utilisateurs, les données et les informations sont accessibles à tout moment.

La gestion des documents dématérialisés facilite, entre autres, la gestion des comptes clients. Compte tenu du nombre toujours croissant de créances, les clients peuvent involontairement surcharger les opérations. L’accès rapide à des dossiers spécifiques grâce à la dématérialisation des factures représente un avantage indéniable pour les collaborateurs en charge de la gestion des comptes clients.

Les employés passent également moins de temps à saisir les données. Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), il est désormais possible de numériser des documents et de les stocker dans une base de données, ce qui permet de contourner la saisie manuelle de données, source d’erreurs, et d’améliorer la précision globale des documents.

Gestion intelligente de l’espace de travail

La gestion automatisée des documents permet aux entreprises de transformer les espaces de travail physiques. Avec le passage au numérique, les entreprises peuvent réaménager l’espace autrefois nécessaire à l’archivage papier et créer de nouveaux bureaux ou salons pour les employés. La gestion automatisée des documents financiers élimine en effet le besoin d’espace d’archivage physique.

Une sécurité accrue

L’automatisation des processus financiers offre aux entreprises un niveau accru de protection des documents. Grâce à la gestion des documents numériques, les documents sont protégés contre le vol, le feu, l’eau et plus encore.

Productivité et conformité accrues

L’archivage numérique constitue un excellent moyen d’améliorer la productivité des entreprises; car les employés ont accès à toutes les informations nécessaires en quelques clics de souris. L’accès informatisé est considérablement plus facile et plus efficace que la recherche sur papier.

Une réduction notable de la consommation de papier

Un autre avantage important de la gestion électronique des documents est la réduction notable de la consommation de papier. La numérisation de documents est donc une solution écologique et économique. Pour plus de détails sur la gestion des documents numériques; n’hésitez pas à nous contacter. Un membre chevronné de notre équipe se fera un plaisir de répondre à vos questions.